איך אנחנו עובדים

מעמיקים. מדייקים. מבצעים.

מתחילים בבירור מה פוגע בביצועים. כך אפשר להחליט במה לטפל קודם, מה יכול לחכות ומה אינו דורש שינוי.

תרשים שיטת העבודה של Opyflow, בכותרת ״מוצאים את המהלך שבאמת משנה״: מורכבות תפעולית (ביקושים, ספקים, תפעול, קיבולות, עלויות, רגולציה, אנשים, סיכונים ונתונים) עוברת דרך שבעה עקרונות עבודה (מגדירים את הפער, יורדים למקור, בודקים, בוחרים, אחראי ומועד, ערך אמיתי, מטמיעים ומרחיבים) בשלושה שלבים: מעמיקים (מהמורכבות אל העובדות), מדייקים (מהעובדות אל ההחלטה) ומבצעים (מההחלטה אל תוצאה שנשארת). היא מתכנסת לנתיב קריטי אחד, ומשם למעגל של מדידה, החלטה, שיפור וחזרה, ואל הפער הבא.
שבעה עקרונות. נתיב קריטי אחד.

השיטה מתחילה בשאלות על חלקים שונים של העסק ומחברת את התשובות לנתיב קריטי אחד. בפרויקטים שבהם אנחנו מובילים את היישום, אנחנו בונים שגרת ניהול שהצוות שלכם יוכל להמשיך לקיים גם אחרינו.

הפרויקט

כך מתנהל פרויקט

שלושה שלבים ושבעה עקרונות עבודה, במפעלים, בשרשראות אספקה, בארגוני רכש ובתהליכי השקה. היקף הפרויקט קובע עד לאן נמשיך איתכם.

  1. שלב 01

    מעמיקים.

    ⁦2–4⁩ שבועות מהמורכבות אל העובדות

    עובדים עם האנשים שמכירים את הפעילות מקרוב, ובודקים את הפער בין הביצועים הקיימים לצורכי העסק. לפני שנכתוב את הממצאים, נדון איתכם בתמונה המלאה פנים אל פנים, גם בחלקים שקשה לשמוע.

    1. 01

      הפערמכמתים את הבעיה לפני שמציעים פתרון

      לא מציעים פתרונות כבר בשבוע הראשון. קודם מציגים את היקף הבעיה על בסיס הנתונים התפעוליים והכספיים של העסק.

    2. 02

      המקורבודקים את העבודה ואת הנתונים שמאחורי המספרים

      מגיעים לרצפת הייצור, בוחנים סעיפי עלות ושעות מכונה. ראיונות וסקרי בשלות לבדם אינם מספקים את המידע הזה. חשוב לנו להבין כיצד העבודה נעשית, ולא להסתפק בנתונים המסכמים.

    • תכנון שהושלם

      במערך האיכות של יצרנית ביופארמה, ספירת הדגימות שיקפה את הבדיקות אך לא את העבודה שסביבן. בנינו מודל של שעות העבודה הנדרשות, ובהן לפחות 16 שעות עבודה לאצווה לתיעוד הבטחת איכות (QA) בלבד. אתר הייצור השתמש בנתונים האלה לקביעת מצבת כוח האדם ולאיוש המשמרות.

      לפרטי הפרויקט
  2. שלב 02

    מדייקים.

    כחלק מהאבחון מהעובדות אל ההחלטה

    מתרגמים את הממצאים לנתיב קריטי: במה צריך לטפל, מה לעשות ובאיזה סדר. מגדירים גם מה נכון להשאיר כפי שהוא. בוחנים את האפשרויות לפני שממליצים עליהן, ואת ההחלטה מקבלים אתם.

    1. 03

      בדיקהבוחנים את האפשרויות לפני שמתחייבים להשקעה

      הרחבת ייצור, הגדלת רכש או החלפת ספק: כל אפשרות נבחנת כתרחיש לפני שמקצים לה הון.

    2. 04

      בחירהקובעים סדר פעולות מעשי

      ממליצים על שניים או שלושה מהלכים לפי סדר הביצוע. את ההצעות האחרות מתעדים כ״עדיין לא״ ומסבירים למה כדאי לדחות את הטיפול בהן.

    • תוצאה בפועל

      יצרנית טיפולים תאיים שקלה בנייה נוספת. בדקנו אם אפשר לספק את כושר הייצור הדרוש באמצעות הפעילות הקיימת. לפי המודל, כושר הייצור היה גבוה ב־30% מההערכה הקודמת. החברה חסכה מיליון דולר באצוות ולידציה עוד לפני שהתחייבה להשקעה, ודחתה את שלב הבנייה השני.

      לפרטי הפרויקט
    • תוצאה בפועל

      בחברה המייצרת מכשור רפואי מניטינול, מה שנראה כבעיית ספק התברר כחוסר שקיפות בעלויות. פירקנו כל הצעת מחיר למרכיביה, כדי לאפשר השוואה בין ההצעות. כך נבחר שותף ייצור שעלותו כמחצית מעלות הייצור של היצרן הקיים.

      לפרטי הפרויקט
  3. שלב 03

    מבצעים.

    עד שהתוצאה מתבססת מההחלטה לשיפור שנשמר לאורך זמן

    כשהפרויקט כולל יישום, אנשי הצוות הבכירים שהתחילו את העבודה ממשיכים להוביל אותה. לכל פעולה יש אחראי. אנחנו עוקבים אחר ההתקדמות ליעד ומעלים עיכובים לדיון כבר בשבוע שבו הם מתגלים. בשלב זה, סיום העבודה פירושו שהתוצאה הכספית ניכרת בדוח רווח והפסד והצוות שלכם יכול להמשיך בלעדינו.

    1. 05

      אחראי ומועדמגדירים אחריות ומועד לקבלת החלטה

      לכל פעולה מגדירים אחראי ומועד ביצוע, וגם מועד להחלטות הנדרשות לה. המועד הזה קובע מתי צריך להחליט, ולא מועד הישיבה הבאה של ועדת ההיגוי.

    2. 06

      ערך בפועלמבחינים בין מה שהונח למה שהושג

      הנחת יסוד, אומדן, נתון בפועל ותועלת שמומשה הם דברים שונים. הדיווח לדירקטוריון מבחין ביניהם ואינו מציג אותם כאילו היו אותה תוצאה.

    3. 07

      שגרת ניהולמשלבים את השינוי בעבודה היומיומית

      גם לאחר העברת האחריות, הצוות שלכם ממשיך לקיים את הישיבות, לעדכן את לוח הביצועים ולשאת באחריות לתוצאות.

    • תוצאה בפועל

      באינטגרציה גלובלית לאחר מיזוג, הקמנו והפעלנו מנהלת אחת לשילוב הפעילות לאחר המיזוג (PMI) בין חברת האם האירופית לצוות שלה בישראל. הפעילות המשותפת החלה במועד שנקבע ל־Day 1, ללא עיכובים תפעוליים, והחברה השיגה את מכירות הרבעון.

      לתקציר הפרויקט

דרכי העבודה המשותפת

בחרו את היקף האחריות שתרצו להעביר אלינו

אפשר להיעזר בנו לייעוץ, להובלת היישום או למילוי תפקיד ניהולי בתקופת מעבר. לכל מתכונת נקודת סיום אחרת.

  1. 01

    ייעוץ

    עד לקבלת ההחלטה

    מאבחנים את הבעיה, בוחנים את החלופות ועוזרים לכם לקבל החלטה שאפשר לעמוד מאחוריה. אתם מקבלים את התוכנית, והצוות שלכם מבצע אותה. זה הפרויקט הקצר ביותר שלנו, ולעיתים הוא כל מה שנדרש.

    מתי מסיימיםכשההחלטה התקבלה והתוכנית בידיכם.

  2. 02

    הובלת הביצוע

    עד להשגת התוצאה

    מנהלים את העבודה לצד הצוות שלכם ולוקחים אחריות לתוכנית, לשגרת הניהול ולתוצאה. זו מתכונת העבודה הנפוצה ביותר שלנו.

    מתי מסיימיםכשהתוצאה הכספית ניכרת בדוח רווח והפסד.

  3. 03

    אחריות ניהולית בתקופת מעבר

    עד להעברת התפקיד

    עזיבה, רכישה או משבר יכולים להשאיר תפקיד ניהולי פנוי או ליצור צורך בתפקיד חדש. אחד המנהלים הבכירים שלנו מקבל אחריות ישירה על הפעילות ומנהל אותה בתקופת המעבר. זו משימת ניהול זמני, ולא שירות השמה. התוצר הוא העברת תפקיד במועד מוגדר, לאדם שנקבע מראש, עם מערכת ניהול שהצוות יכול להמשיך להפעיל.

    חדשים בתפקיד: תמונת המצב האמיתית

    מתי מסיימיםכשהתפקיד והאחריות הועברו למנהל הממשיך.

איך מתחילים

שתי דרכים להתחיל

לשתי האפשרויות היקף ומשך מוגדרים. כל אחת מסתיימת בהחלטה על הצעד הבא, ללא התחייבות להמשך העבודה.

אבחון תפעולי

⁦2–4⁩ שבועות

מקבלים נתיב קריטי ותוכנית של מהלכים לפי סדר עדיפויות. לכל מהלך מגדירים תועלת צפויה, עלות ואחראי. מסבירים גם מה אנחנו ממליצים להשאיר להמשך. התוכנית נכתבת כך שסמנכ״ל הכספים שלכם יוכל לאמת אותה והצוות שלכם יוכל להשתמש בה.

כשהמועדים של תוכנית כבר לא מחזיקים, האבחון מתבצע כבדיקת מצב לפרויקט של כשבועיים: התוכנית וההיסטוריה שלה, ראיונות עם הספונסר, הצוות וספקים מרכזיים, ובדיקה של מה הושלם ואושר. גם היא מסתיימת באותה החלטה.

מתאים כאשר
אתר אינו עומד ביעדי תפוקה, עלות או אספקה, מנהל חדש זקוק לנתוני בסיס, תוכנית אינה משיגה את התועלות הצפויות במועד, או שהמועדים של תוכנית כבר לא מחזיקים.
עונה על
אילו שניים או שלושה מהלכים ישפרו את הביצועים, באיזה סדר, ומה יכול לחכות.
מה אנחנו צריכים
גישה לרצפת הייצור, לתוכניות ולנתונים, ונציג הנהלה בכיר שישתתף בסקירה שבועית.
לא כלול
יישום או קבלת החלטות במקומכם.
מסתיים עם
ההחלטה שלכם: ליישם איתנו, ליישם עם הצוות שלכם או להמתין.

ניתוח ממוקד להחלטה עסקית

⁦3–6⁩ שבועות

מתמקדים בשאלה עסקית אחת בעלת השפעה משמעותית בתחום העלות, האספקה או תכנון הביקוש. בונים מודל עובד שתומך בהחלטה ויישאר לשימוש הצוות שלכם גם בהמשך.

מתאים כאשר
יש בעיה משמעותית אחת בתחום העלות, האספקה או תכנון הביקוש, ויש נתונים שאפשר לבנות מהם מודל.
עונה על
מה ההשפעה הכספית של הבעיה, ואיזו חלופה משתלמת.
מה מקבלים
מודל עובד שהצוות שלכם שומר וממשיך להשתמש בו, ואת ההחלטה המבוססת עליו.
מה אנחנו צריכים
את הנתונים שמאחורי הבעיה ואדם בצוות שלכם שיקבל אחריות למודל.
לא כלול
הטמעת פלטפורמה או קבלת החלטה מסחרית ללא אישור של אדם.
מסתיים עם
ההחלטה שלכם: להטמיע, להרחיב או לעצור.

זמינות הצוות. אנחנו מנהלים מספר מצומצם של פרויקטים במקביל, כדי שאנשי הצוות הבכירים שמתחילים את העבודה יוכלו להמשיך בה. אם אין לנו מקום, נאמר זאת ונציע מועד.

מסיימים רק כשהתוצאה נראית בדוח רווח והפסד.

תארו את המצב לאיש הצוות הבכיר שיעשה את העבודה.
אין צורך להכין לשיחה נתונים, ואם אנחנו לא החברה המתאימה, נגיד לכם.