תוכנית השינוי כבר מתבצעת, אבל התוצאות מתעכבות
מחזירים תוכניות שינוי למסלול ומלווים את מימוש התועלות. אותו צוות שבוחן מחדש את מצב התוכנית נשאר עד שמחלקת הכספים מאשרת שהחיסכון מתבטא בתקציב.
התוכנית התחילה בתנופה. כעת המועדים נדחים, ועדת ההיגוי מסתפקת בעדכוני מצב, והחיסכון שזוהה לפני שנה עדיין אינו משתקף בתקציב של אף מרכז עלות.
כך הבעיה נראית בשטח
- מועדי אבני הדרך נדחים שוב ושוב, אבל איש אינו מדווח שהתוכנית מתעכבת
- בטבלת המעקב מופיע חיסכון משמעותי, אבל הוא אינו משתקף בתקציב
- האנשים הטובים ביותר חזרו בשקט לעבודה השוטפת שלהם
מתי החיסכון באמת מתממש
עוקבים אחר אותו חיסכון בארבעה שלבים, עד שמחלקת הכספים מאשרת את מימושו:
- הנחת יסוד
- בניתוח הכדאיות העסקית
- אומדן
- צוות העבודה חישב את החיסכון הצפוי
- בפועל
- הפעולה בוצעה והשפעתה נמדדה
- ממומש
- החיסכון משתקף בתקציב, באישור מחלקת הכספים
כשמציגים אומדן של חיסכון כאילו כבר הושג, התוכנית יכולה להיראות תקינה בדוח ההתקדמות גם כשהרווחיות אינה משתפרת.
שלוש סיבות לכך שתוכניות שינוי נתקעות
01 · מאמץ בלי החלטות
צוותים רבים עובדים במקביל, אך כשמתנגשות דרישות או סדרי עדיפויות אין מנגנון ברור לקבלת החלטה.
הפתרון: מקיימים ועדת היגוי בתדירות קבועה, בוחנים בה תוצרים שהושלמו ונמצאים בשימוש ומקבלים החלטות.
02 · תועלות בלי אחראי
החיסכון מוגדר כיעד של התוכנית, אך אין מי שאחראי לממש אותו.
הפתרון: מגדירים לכל תועלת אחראי במרכז העלות ומועד יעד, ועוקבים אחריה מדי חודש עד למימוש.
03 · מקצצים לפני שמתכננים את המבנה הארגוני
מצמצמים כוח אדם, אבל המבנה ותהליכי העבודה עדיין דורשים את התפקידים שבוטלו.
הפתרון: מתכננים את המבנה הארגוני העתידי במקביל לקביעת יעד העלות, בכל אחד מתחומי הפעילות.
איך עובדים על זה
השבועיים הראשונים
תמונת מצב מבוססת
משווים את התוצרים שהושלמו ונמצאים בשימוש לתוכנית המאושרת. כך מודדים את הפער האמיתי, מעבר לתאריכי אבני הדרך המדווחים.
החודש הראשון
החלטות ואחראים
מכריעים בהתנגשויות בין הצוותים, משייכים כל תועלת למרכז עלות ומפעילים מעקב אחר ארבעת שלבי החיסכון.
עד הסיום
שגרת מעקב עד למימוש
מקיימים עם מחלקת הכספים סקירה חודשית של התועלות ושל מימושן.
שאלות נפוצות
- מה מייחד את העבודה עם Opyflow?
- אנחנו נשארים עד שמחלקת הכספים מאשרת את החיסכון שמומש. בעבודה על הוזלת עלויות של חומרים פעילים בתרופות (API), חלק משכר הטרחה שלנו צמוד לחיסכון שמחלקת הכספים מאשרת.
- Opyflow לוקחת על עצמה את התוכנית?
- אפשר. מנהל תפעול בכיר נכנס לתפקיד מנהל התוכנית, או שאנחנו עובדים בתוך התוכנית יחד עם הצוות שלכם. בכל מקרה אותם אנשים נשארים אחראים לתוצאה. תמונת המצב המעודכנת נקבעת בשבועיים הראשונים, לכל תועלת יש אחראי במרכז עלות עד סוף החודש הראשון, וסקירת התועלות החודשית עם הכספים נמשכת עד הסיום.
ספרו לנו איפה התוכנית עומדת.
תארו את התוכנית המאושרת ואת התוצאות שהושגו עד כה. בשיחה של 15 דקות נאמר לכם אם כדאי להקדיש שבועיים לבחינה מחודשת של מצב התוכנית, ואילו חומרים נצטרך לראות כדי להעריך זאת.
אין צורך בהכנה מוקדמת. אם נחליט שכדאי לשתף חומרים בהמשך, נחתום תחילה על הסכם סודיות (NDA).
כבר בשיחה הראשונה תדברו עם איש צוות בכיר שיעבוד איתכם בפרויקט, ותקבלו תשובה ישירה. האנשים שלנו ←