מלאי לחצי שנה עדיין צריך תוכנית להמשכיות עסקית

מלאי יכול להגן על האספקה בזמן ההתאוששות. הוא לא מחליף תוכנית התאוששות שעובדת.

״יש לנו מלאי לחצי שנה.״

מלאי של אילו מוצרים? היכן הוא נמצא? באילו מצבי שיבוש יהיה אפשר להשתמש בו? איזה ביקוש הוא אמור לכסות? ומה יגיע לפני שייגמר?

מלאי הגנה מועיל רק כשברור מפני איזה כשל הוא נועד להגן, ואיך צפויה האספקה להתאושש.

מתחילים מבעיית ההתאוששות

המחקר של דוד שמחי־לוי ב־MIT מגדיר חוסן באמצעות שני מדדים: Time to Survive ו־Time to Recover.

משך הזמן שבו אפשר להמשיך לספק (TTS): כמה זמן יתר שרשרת האספקה יכולה להמשיך לענות על הביקוש הנדרש לאחר שיבוש.

משך ההתאוששות (TTR): כמה זמן דרוש לגורם מסוים בשרשרת האספקה (ספק, מפעל או כלי ייצור) כדי לחזור לתפקוד מלא.

הפעלה מחדש של מכונה אצל הספק אינה זהה להגעת חומר שאפשר להשתמש בו במפעל. בדרך עשויים להידרש ייצור, שחרור, הובלה, אישור או עלייה הדרגתית בתפוקה.

השאלה הניהולית: האם יתר שרשרת האספקה יכולה לענות על הביקוש הנדרש לאורך כל ההתאוששות?

גם שישה חודשי מלאי עלולים לא להספיק

נבחן דוגמה פשוטה להמחשה, שאינה מקרה לקוח.

העסק מחזיק 60,000 יחידות של מוצר מוגמר שאושר לשימוש, והביקוש הוא 10,000 יחידות בחודש.

אצל הספק היחיד מתרחשת השבתה משמעותית.

הייצור מתחדש בחודש החמישי, אבל משלוחים שניתן להשתמש בהם מגיעים רק בחודש השביעי, בהיקף של 6,000 יחידות. מהחודש השמיני חוזרות להגיע 10,000 יחידות בחודש.

המחשה: ציר זמן של התאוששות עם מלאי פתיחה של 60,000 יחידות
תקופה	אספקה שניתנת לשימוש	ביקוש	מצב המלאי או הפער
חודשים ⁦1–4⁩	0	40,000	נותרות 20,000 יחידות
חודש 5	0	10,000	נותרות 10,000 יחידות
חודש 6	0	10,000	המלאי נגמר
חודש 7	6,000	10,000	מחסור של 4,000 יחידות
מחודש 8	10,000 בחודש	10,000 בחודש	הביקוש השוטף מכוסה

המודל החודשי מניח שהמשלוחים זמינים לשימוש לפני מועד הביקוש באותו חודש. הוא אינו כולל פקיעת תוקף, אובדן תפוקה או השלמת חוסרים שהצטברו. בתוכנית מעשית נדרש לוח אספקה מפורט יותר.

בתרחיש הזה חסרה הגנה על 4,000 יחידות. מכאן לא נובע בהכרח שצריך להוסיף עוד שישה חודשי מלאי.

יש כמה דרכים לסגור את הפער

את אותה חשיפה אפשר לכסות באמצעות:

מלאי אסטרטגי נוסף.
כושר ייצור חלופי לחלק מהכמות.
מקור אספקה שני שהוכשר באופן עצמאי.
כלי ייצור כפולים.
מסלול התאוששות מהיר יותר.
שילוב של כמה אמצעים.

הבחירה תלויה בעלות, בחיי המדף, בדרישות האישור, בכושר הייצור הזמין ובשאלה אם גם הגיבוי חשוף לאותו שיבוש.

לכן כלל גורף של ״שישה חודשי מלאי לכל פריט קריטי״ אינו מספיק מדויק.

לשיבוש הובלה עשויים להתאים מלאי ונתיבים חלופיים. אובדן כלי ייצור עשוי לדרוש כלי נוסף. אובדן אישור איכות עשוי לחייב מקור אספקה חלופי שכבר אושר. לסיכון של מחסור בכושר ייצור עשוי להתאים שריון של כושר ייצור.

מלאי קונה זמן. הוא אינו מכשיר מקור אספקה שני ואינו מחליף יכולת שאבדה.

בודקים את ההנחה שעליה התוכנית נשענת

נדחה כעת את ההתאוששות בדוגמה בחודש אחד.

בחודש השביעי אין אספקה שניתנת לשימוש. בחודש השמיני מגיעות רק 6,000 יחידות, ואספקה מלאה מתחדשת בחודש התשיעי.

הביקוש המצטבר שאינו מכוסה עולה ל־14,000 יחידות: 10,000 בחודש השביעי ועוד 4,000 בחודש השמיני. חזרה ל־10,000 יחידות בחודש מכסה את הביקוש השוטף, אך אינה סוגרת את צבר ההזמנות שנוצר.

תוכנית המשכיות אינה יכולה להישען על מועד התאוששות אופטימי יחיד. לצד המסלול הצפוי צריך לבחון תרחישים מחמירים סבירים:

התאוששות איטית יותר.
תפוקה התחלתית נמוכה יותר.
עיכוב בשחרור.
שיבוש בהובלה.
ביקוש גבוה יותר שצריך לתת לו מענה.
עיכוב בהפעלת הגיבוי.

אי אפשר לחזות כל כשל. אפשר לזהות את ההנחה שתוכנית ההמשכיות נשענת עליה, ולבחון מה יקרה אם היא שגויה.

מגדירים מי מפעיל את תוכנית ההתאוששות

ספק גיבוי בשקף PowerPoint אינו תוכנית המשכיות.

לכל תלות קריטית, ההנהלה צריכה לדעת:

מפני איזה שיבוש מתגוננים.
מהי כמות המלאי הזמין לשימוש.
איך צפויה להיראות ההתאוששות לאורך זמן.
איזה מענה נבחר.
מי מוסמך להפעיל אותו.
מהו המועד האחרון להפעלתו.
מתי נבדק המענה הזה לאחרונה.

גם הזמן שעובר עד לזיהוי הבעיה ולקבלת החלטה נחשב. המלאי ממשיך להיצרך בזמן שהארגון מתלבט מה לעשות.

בפעם הבאה שמישהו אומר ״יש לנו חצי שנה״, כדאי לבקש את ציר הזמן של הביקוש והאספקה, ואת הפעולות שהופכות אותו לאמין.

המלאי נותן לתוכנית ההמשכיות זמן לפעול.

דב עמר · Opyflow